GDPR în regimul hotelier. Obligații esențiale privind protecția datelor personale

Obligațiile gazdelor în protejarea datelor oaspeților conform legislației GDPR.

În contextul închirierii în regim hotelier, protecția datelor personale a devenit o obligație legală majoră pentru toți operatorii, inclusiv pentru gazdele persoane fizice. Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) se aplică atunci când sunt colectate, stocate sau prelucrate datele personale ale oaspeților. În acest articol, prezentăm principalele obligații pe care orice gazdă trebuie să le respecte pentru a fi conformă cu legislația în vigoare.

1. Ce date personale colectează gazdele?

În activitatea de cazare, gazdele colectează frecvent următoarele date personale:

• Nume și prenume
• Adresă de domiciliu
• Date de contact (telefon, email)
• Date de identificare din actul de identitate (CNP, serie și număr)
• Informații despre rezervare (data sosirii, durata sejurului)

Aceste date sunt considerate informații personale sensibile și sunt protejate prin GDPR.

2. Informarea oaspeților

Conform GDPR, gazda are obligația de a informa oaspeții, într-un mod clar și accesibil, despre:

• Ce date sunt colectate
• Scopul colectării (ex: obligații legale, înregistrarea cazării)
• Temeiul legal (ex: obligație legală, consimțământ)
• Durata de stocare a datelor
• Drepturile oaspeților (acces, rectificare, ștergere, opoziție)

Această informare se poate face printr-o notă de informare GDPR afișată în locație sau inclusă în comunicările de rezervare – vezi model mai jos:

Informare GDPR

Conform Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția datelor personale (GDPR), vă informăm că datele dumneavoastră sunt colectate pentru:

• Înregistrarea cazării și îndeplinirea obligațiilor legale (completarea fișei de cazare);
• Comunicarea privind sejurul;
• Transmiterea datelor către autoritățile competente, dacă este necesar.

Datele colectate includ: nume, prenume, adresă, telefon, email, date din actul de identitate și durata sejurului.
Datele sunt păstrate 5 ani conform legii.

Locația poate fi supravegheată video în spațiile exterioare comune. Imaginile sunt stocate pentru maximum 30 de zile.

Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere și opoziție privind datele personale. Pentru informații, ne puteți contacta la: [email] / [telefon].

3. Colectarea minimă și protejarea datelor

Principiul „minimului necesar” trebuie respectat: gazda trebuie să solicite doar datele strict necesare. De asemenea, datele colectate trebuie păstrate în condiții de securitate, astfel încât să fie protejate împotriva accesului neautorizat, pierderii sau distrugerii.

Măsuri recomandate:

• Păstrarea actelor de identitate doar temporar, fără a le copia fără un temei legal
• Utilizarea parolelor puternice pentru orice platformă de rezervare sau gestionare a datelor
• Limitarea accesului la date doar persoanelor implicate direct în activitatea de cazare

---

---

4. Înregistrarea cazării și completarea fișelor de cazare

Gazdele au obligația legală să colecteze anumite date ale oaspeților, asigurându-se că toți oaspeții vor completa fișele de cazare conform prevederilor legale. Aceste fișe trebuie păstrate timp de 5 ani și, în cazul turiștilor străini, datele acestora trebuie transmise către autoritățile competente, respectiv Inspectoratul General pentru Imigrări.

Pentru o gestionare eficientă și conformă, se recomandă utilizarea soluției digitale oferite de fisacazare.ro, care automatizează completarea și păstrarea fișelor de cazare.

5. Supravegherea video și protecția datelor

Gazdele pot instala camere de supraveghere video, dar cu respectarea următoarelor reguli esențiale:

• Camerele pot fi montate doar în spațiile comune exterioare (curți, intrări, parcări).
• Este interzisă supravegherea video în interiorul unităților de cazare sau în spațiile private ale oaspeților.
• Oaspeții trebuie informați, în mod vizibil, despre existența camerelor de supraveghere, scopul supravegherii și datele de contact ale operatorului.
• Imaginile înregistrate trebuie stocate într-un mod securizat și păstrate doar pentru perioada necesară scopului declarat (de obicei maximum 30 de zile).

Instalarea și utilizarea camerelor fără respectarea acestor reguli poate constitui o încălcare gravă a GDPR și a dreptului la viață privată.

6. Drepturile oaspeților

Oaspeții au dreptul:

• Să solicite accesul la datele lor personale
• Să solicite corectarea sau ștergerea datelor
• Să își retragă consimțământul (acolo unde se aplică)
• Să depună o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Gazda trebuie să fie pregătită să răspundă acestor solicitări într-un termen de maximum 30 de zile.

7. Sancțiuni pentru nerespectarea GDPR

Nerespectarea obligațiilor privind protecția datelor personale poate atrage sancțiuni financiare importante, chiar și pentru persoanele fizice care operează cazări în regim hotelier. De asemenea, poate afecta reputația gazdei în fața oaspeților și a platformelor de rezervare.

Un oaspete mulțumit este cel mai bun agent de marketing.

Florin – SuperGazde.ro