E-Factura emisă de către gazde: obligații legale și soluții practice

Tot ce trebuie să știi despre e-Factura ca gazdă în regim hotelier

‼️ATENTIE: Începând cu data de 1 iunie 2026, obligația de emitere a facturii electronice (e-Factura) se extinde și asupra Gazdelor Persoane Fizice care desfășoară activități de închiriere în scop turistic pe baza CNP, pentru toate sejururile, indiferent dacă oaspeții solicită sau nu factura!

De la 1 ianuarie 2025, emiterea e-Facturii a devenit obligatorie în România pentru toate livrările de bunuri și prestările de servicii realizate către persoane fizice sau juridice. Începând cu anul 2024, legislația privind sistemul RO e-Factura a fost modificată succesiv, iar de curand, obligațiile au fost extinse inclusiv către persoanele fizice care desfășoară activități economice și emit facturi pe CNP.

Pentru gazdele care închiriază în scop turistic prin platforme precum Airbnb sau Booking.com, principalele acte normative relevante sunt următoarele:

• OUG nr. 69/2024
  extinde utilizarea sistemului RO e-Factura și în relația B2C, inclusiv pentru facturile emise către persoane fizice.
• OUG nr. 89/2025
  introduce obligația utilizării sistemului RO e-Factura pentru persoanele fizice care desfășoară activități economice și se identifică fiscal prin CNP, inclusiv pentru activitățile de închiriere în scop turistic, cu termen inițial de aplicare de la 15 ianuarie 2026.
• OUG nr. 6/2026
  prorogă termenul de aplicare a obligației până la data de 1 iunie 2026 și stabilește că persoanele fizice identificate fiscal prin CNP trebuie să solicite înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu cu minimum 3 zile lucrătoare înainte de această dată, respectiv cel târziu până pe 26 mai 2026 (inclusiv).

Ce înseamnă e-Factura și de ce ai nevoie pentru a o emite

E-Factura este o factură electronică emisă, transmisă și arhivată prin sistemul național RO e-Factura, gestionat de ANAF. Pentru a putea emite e-Factura, trebuie îndeplinite câteva condiții esențiale:

• Semnătură electronică calificată – este obligatorie pentru autentificarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și pentru semnarea facturilor. Se poate obține de la furnizori autorizați (ex: certSIGN, Digisign, Trans Sped).
• Cont în SPV (Spațiul Privat Virtual) – contul prin care se depun și transmit e-Facturile către sistemul ANAF.
• Pentru Gazdele Persoane Fizice, este obligatorie înscrierea în Registrul RO e-Factura, prin completarea și transmiterea formularului 082 direct din contul SPV (vezi imaginea de mai jos)

Cum emiți e-Factura: soluții disponibile

Gazdele au la dispoziție mai multe variante pentru emiterea facturilor electronice:

1. Aplicația gratuită ANAF

• Disponibilă în SPV.
• Necesită cunoștințe minime de contabilitate.
• Nu oferă funcționalități avansate (de ex. generare automată, salvare clienți, etc.).

2. Aplicații dedicate (contra cost)

• Oferă interfețe prietenoase, integrare cu platformele de rezervări, generare rapidă de facturi, emitere în format e-Factura și arhivare automată.
• Exemple populare: SmartBill, Factureaza.ro, Ciel, FGO, Oblio etc.
• Abonamentele pornesc de la 150 -200 lei/an

👍RECOMANDARE

Pentru gazdele care doresc să automatizeze procesul de emitere a facturilor, FisaCazare.ro oferă, pe lângă obținerea online a Fișelor de Anunțare a Sosirii și Plecării, și posibilitatea emiterii rapide a e-Facturilor folosind datele deja completate de oaspeți în fișa de cazare.

Astfel, direct din contul de client, gazdele pot emite factura cu un singur click din fișa de cazare primită, fără introducerea manuală a datelor. Factura poate fi apoi transmisă imediat pe emailul oaspetelui, adresa fiind deja preluată automat în momentul completării fișei de cazare. Procesul este simplu, rapid de implementat și presupune costuri reduse pentru gazde.

Iată, pe scurt, principalele servicii disponibile pe platforma FisaCazare.ro:

• Obținerea online a Fișelor de Anunțare a Sosirii și Plecării — oaspeții primesc un link și completează fișa direct de pe telefon, rapid și simplu;
• Emiterea facturilor în sistem RO e-Factura, cu preluarea automată a datelor din fișele de cazare (efort minim din partea gadelor);
• Transmiterea facturilor către ANAF, automat sau manual, direct din platformă;
• Stocarea și arhivarea documentelor pe întreaga perioadă a abonamentului;
• Posibilitatea exportării, pentru orice perioadă selectată, a facturilor PDF, a fișierelor XML și a confirmărilor ANAF, totul printr-un singur click;
• Abonamente accesibile:
  • START 100 Lei/an (pentru 2 unități de cazare)
  • PLUS – 200 Lei/an (pentru 5 unități de cazare)
  • PRO – 300 Lei/an (pentru 10 unități de cazare)

‼️IMPORTANT: Pentru utilizarea serviciului de emitere a e-Facturilor disponibil pe platforma FisaCazare.ro este necesară semnătura electronică!

---

---

‼️ATENTIE: Pentru emiterea e-Facturii către oaspeții veniți prin Booking.com și Airbnb, este necesar să aveți în vedere următoarele aspecte:

Cazul Booking.com

• Trebuie să emiți factura pentru întreaga sumă achitată de oaspete, inclusiv comisionul reținut de Booking.
• Vei primi o factură de comision de la Booking, cu care te vei închide din punct de vedere contabil.

Cazul Airbnb

• Trebuie să emiți factura pentru suma încasată efectiv, la care se adaugă comisionul de gazdă, dar fără a include comisionul reținut direct oaspetelui de către Airbnb.
• Vei primi o factură de comision de la Airbnb (pentru comisionul tau), cu care te vei închide din punct de vedere contabil.

Recomandări practice pentru gazde

• Obține semnătura electronică calificată din timp, dacă nu ai deja una.
• Deschide un cont în SPV și familiarizează-te cu funcționalitățile disponibile.
• Testează aplicațiile dedicate disponibile pe piață. Dacă îți dorești să automatizezi procesul de emitere și transmitere a e-Facturilor la un cost redus, poți utiliza serviciile oferite de FisaCazare.ro.
• Verifică periodic statusul transmiterii în SPV – unele aplicații o fac automat, altele nu.

📚 Bază legală

1. Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului RO e-Factura – (Reglementează cadrul general privind e-Factura și sistemul național RO e-Factura • Definește categoriile de contribuabili obligați să utilizeze sistemul)
   🔗 Legislație.just.ro – OUG 120/2021
2. Legea nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare (obligativitatea e-Facturii din 1 ianuarie 2025) – (Introduce obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura pentru toate livrările de bunuri și prestări de servicii începând cu 1 ianuarie 2025, inclusiv către persoane fizice • Excepție: persoanele fizice neînregistrate în scopuri de TVA care nu desfășoară activitate economică în mod regulat – pot emite e-Factură doar la cererea beneficiarului)
   🔗 Monitorul Oficial – Legea 296/2023
3. Ordinul ANAF nr. 2545/2022 privind utilizarea sistemului RO e-Factura – (Detaliază modul de transmitere, validare și recepționare a facturilor prin sistemul ANAF • Reglementează pașii tehnici și utilizarea Spațiului Privat Virtual )
   🔗 PDF oficial – Ordinul 2545/2022
4. Ghid oficial ANAF – RO e-Factura (cu pași de utilizare în SPV, semnătură electronică, întrebări frecvente) – (Conține explicații pentru utilizatori privind formatul facturii, pașii în SPV, semnătura electronică și exemple de emitere • Este sursa principală pentru interpretarea practică a normelor tehnice)
   🔗 Portal e-Factura ANAF
5. Ordonanța de Urgență nr. 69/2024
6. Ordonanța de Urgență nr. 89/2025
7. Ordonanța de Urgență nr. 6/2026

Prețul atrage oaspeți, dar ospitalitatea îi face să revină.

Florin – SuperGazde.ro