E-Factura emisă de către gazde: obligații legale și soluții practice

Tot ce trebuie să știi despre e-Factura ca gazdă în regim hotelier

Începând cu 1 ianuarie 2025, emiterea e-Facturii a devenit obligatorie în România pentru toate livrările de bunuri și prestările de servicii realizate către persoane fizice sau juridice. Pentru gazdele din industria închirierilor în scop turistic, obligația diferă în funcție de forma de organizare:

• Gazdele persoane fizice (care declară veniturile în regim fiscal pe baza Declarației Unice) emit e-Factură doar dacă oaspetele solicită explicit acest lucru.
• Gazdele organizate ca PFA, II, SRL sau SA sunt obligate să emită e-Factură pentru fiecare sejur, fără excepție, inclusiv în cazul în care clientul este o persoană fizică și nu solicită factură.

Ce înseamnă e-Factura și de ce ai nevoie

E-Factura este o factură electronică emisă, transmisă și arhivată prin sistemul național RO e-Factura, gestionat de ANAF. Pentru a putea emite e-Factura, trebuie îndeplinite câteva condiții esențiale:

• Semnătură electronică calificată – este obligatorie pentru autentificarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și pentru semnarea facturilor. Se poate obține de la furnizori autorizați (ex: certSIGN, Digisign, Trans Sped).
• Cont în SPV (Spațiul Privat Virtual) – contul prin care se depun și transmit e-Facturile către sistemul ANAF.

Cum emiți e-Factura: soluții disponibile

Gazdele au la dispoziție două variante pentru emiterea facturilor electronice:

1. Aplicația gratuită ANAF

• Disponibilă în SPV.
• Necesită cunoștințe minime de contabilitate.
• Nu oferă funcționalități avansate (de ex. generare automată, salvare clienți, etc.).

2. Aplicații private (contra cost)

• Oferă interfețe prietenoase, integrare cu platformele de rezervări, generare rapidă de facturi, emitere în format e-Factura și arhivare automată.
• Exemple populare: SmartBill, Factureaza.ro, Ciel, FGO etc.

👍RECOMANDARE

Pentru gazdele care emit maximum 10 facturi/lună, o alternativă gratuită și prietenoasă este aplicația www.2invoice.ro, care permite:

• Emiterea facturilor în format e-Factura
• Transmiterea automată către ANAF
• Stocarea și arhivarea acestora

---

---

‼️ATENTIE: Pentru emiterea e-Facturii către oaspeții veniți prin Booking.com și Airbnb, este necesar să aveți în vedere următoarele aspecte:

Cazul Booking.com

• Trebuie să emiți factura pentru întreaga sumă achitată de oaspete, inclusiv comisionul reținut de Booking.
• Din punct de vedere contabil, vei primi o factură de comision de la Booking, cu care te vei închide din punct de vedere contabil.

Cazul Airbnb

• Trebuie să emiți factura pentru suma încasată efectiv, la care se adaugă comisionul de gazdă, dar fără a include comisionul reținut direct oaspetelui de către Airbnb.
• Vei primi o factură de comision de la Airbnb (pentru comisionul tau), cu care te vei închide din punct de vedere contabil.

Recomandări practice pentru gazde

• Obține semnătura electronică calificată din timp, dacă nu ai deja una.
• Deschide un cont în SPV și familiarizează-te cu funcționalitățile disponibile.
• Testează aplicațiile disponibile: dacă nu ai volum mare de facturi, încearcă gratuit 2invoice.ro sau aplicația ANAF. Dacă ai activitate frecventă, investește într-o soluție automată.
• Verifică periodic statusul transmiterii în SPV – unele aplicații o fac automat, altele nu.

📚 Bază legală

1. Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului RO e-Factura – (Reglementează cadrul general privind e-Factura și sistemul național RO e-Factura • Definește categoriile de contribuabili obligați să utilizeze sistemul)
   🔗 Legislație.just.ro – OUG 120/2021
2. Legea nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare (obligativitatea e-Facturii din 1 ianuarie 2025) – (Introduce obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura pentru toate livrările de bunuri și prestări de servicii începând cu 1 ianuarie 2025, inclusiv către persoane fizice • Excepție: persoanele fizice neînregistrate în scopuri de TVA care nu desfășoară activitate economică în mod regulat – pot emite e-Factură doar la cererea beneficiarului)
   🔗 Monitorul Oficial – Legea 296/2023
3. Ordinul ANAF nr. 2545/2022 privind utilizarea sistemului RO e-Factura – (Detaliază modul de transmitere, validare și recepționare a facturilor prin sistemul ANAF • Reglementează pașii tehnici și utilizarea Spațiului Privat Virtual )
   🔗 PDF oficial – Ordinul 2545/2022
4. Ghid oficial ANAF – RO e-Factura (cu pași de utilizare în SPV, semnătură electronică, întrebări frecvente) – (Conține explicații pentru utilizatori privind formatul facturii, pașii în SPV, semnătura electronică și exemple de emitere • Este sursa principală pentru interpretarea practică a normelor tehnice)
   🔗 Portal e-Factura ANAF

Prețul atrage oaspeți, dar ospitalitatea îi face să revină.

Florin – SuperGazde.ro